Wann haben Sie zum letzten Mal Ihre Gehaltsabrechnung überprüft? Die meisten Arbeitnehmer tun das nur, wenn sich der Überweisungsbetrag ändert – und das ist bei Gehaltsempfängern eher selten der Fall, weil sie eine monatlich gleichbleibende Vergütung erhalten. Die Lohnabrechnung kann dagegen schwanken, wenn Sie nach geleisteten Arbeitsstunden bezahlt werden. Der Oberbegriff für Lohn- und Gehaltsabrechnung ist Entgeltabrechnung. Was drinstehen muss, ist in der Gewerbeordnung und ergänzend in der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) geregelt.
Arbeitnehmer-Stammdaten
Neben Name und Anschrift des Arbeitgebers müssen in der Entgeltabrechnung auch die für die Abrechnung relevanten Stammdaten des Arbeitnehmers enthalten sein. Dazu zählen nach der EBV insbesondere:
- Name, Anschrift und Geburtsdatum
- Beschäftigungsbeginn und gegebenenfalls Beschäftigungsende
- Abrechnungszeitraum
- Angaben zur Sozialversicherung, also die Versicherungsnummer, Beitragsgruppenschlüssel und Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag sowie eventuelle Besonderheiten wie Beitragszuschlag für Kinderlose in der Pflegeversicherung oder der Hinweis auf einen Midi-Job
- Angaben zur Steuerpflicht, also Identifikationsnummer, Steuerklasse, gegebenenfalls ein Faktor bei Verheirateten mit Steuerklasse 4, Kinder- und sonstige Freibeträge sowie das Merkmal für den Kirchensteuerabzug
In den Kopf der Gehaltsabrechnung können außerdem Hinweise zu geleisteten Arbeitsstunden, Unterbrechungen der Lohnfortzahlung (zum Beispiel Krankengeldbezug), zum Urlaubsanspruch und dem bereits genommenen Urlaub aufgenommen werden.
Vom Brutto zum Netto
Der Hauptteil der Entgeltabrechnung zeigt, wie aus dem Brutto- das Nettoentgelt wird. Vom Brutto wird zunächst die von Einkommenshöhe, Steuerklasse und Freibeträgen abhängige Lohnsteuer abgezogen. Ob der Solidaritätszuschlag in voller oder abgemilderter Höhe anfällt, hängt von der Einkommensteuer ab. Überschlägig kann man davon ausgehen, dass bei kinderlosen Ledigen bis etwa 73.000 Euro steuerpflichtiges Einkommen kein Soli mehr zu zahlen ist. Eine Familie mit zwei Kindern ist sogar bis ca. 150.000 Euro Einkommen vom Soli befreit. Mitglieder der der evangelischen Landeskirchen, der römisch-katholischen Kirche und einiger weiterer Religionsgemeinschaften zahlen zudem 9 % der Einkommensteuer (nicht des Einkommens!) als Kirchensteuer direkt vom Arbeitsentgelt. In Bayern und Baden-Württemberg beträgt der Steuersatz 8 %.
Viele weitere Positionen möglich
Bis dahin ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung noch recht übersichtlich. Es können aber viele weitere Positionen hinzukommen, bis der Überweisungsbetrag feststeht. Hier ein paar Beispiele:
- Beiträge zur betrieblichen Altersversorgung (bAV)
- Vermögenswirksame Leistungen
- Zuschüsse zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung
- Versteuerung eines Dienstwagens oder Jobrads
- Abzüge für betriebliche Leistungen wie Jobticket oder Betriebsrestaurant
- Verrechnung von Vorschüssen bzw. Arbeitgeber-Darlehen
Einige, aber nicht alle Positionen haben Auswirkungen auf das steuer- bzw. sozialversicherungspflichtige Einkommen und müssen deshalb vor der Berechnung von Steuern und Sozialbeiträgen in die Abrechnung einfließen.
Digitaler Lohnzettel ist erlaubt
Üblicherweise verschicken Arbeitgeber jeden Monat eine Abrechnung. Verpflichtet sind sie dazu nur, wenn sich gegenüber dem Vormonat etwas verändert hat. Eine identische Abrechnung kann man sich sparen. Apropos Sparen: Die Gewerbeordnung erlaubt ausdrücklich die Bereitstellung in Textform, also auch mit elektronischer Post. Eine E-Mail an die Privatanschrift ist dazu unter dem Gesichtspunkt des Datenschutzes ungeeignet. Bei einem firmeninternen Netzwerk kommt es darauf an, ob die Mails gegen Zugriffe eines Stellvertreters geschützt werden können. Die beste Lösung ist ein Portal, auf das nur der Mitarbeitende selbst Zugriff hat und in dem auch andere Personalvorgänge wie Beurteilungen und Zielvereinbarungen gespeichert werden.
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