Wenn Sie mit Ihrem privaten Auto zu einem Kundentermin oder einer Fortbildung fahren, können Sie die beruflichen Fahrtkosten steuerlich absetzen. Für berufliche Fahrten außerhalb des regelmäßigen Arbeitswegs gilt grundsätzlich ein fester Betrag von 0,30 Euro je tatsächlich gefahrenem Kilometer. Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, also dem Ort, dem Ihr Arbeitgeber Sie dauerhaft zuordnet, gilt die Entfernungspauschale.
Der Begriff „Kilometergeld“ bezeichnet keinen einheitlichen gesetzlichen Anspruch auf Auszahlung. Welche Regeln und Beträge gelten, hängt davon ab, ob Sie Fahrtkosten in der Steuererklärung ansetzen, eine Erstattung vom Arbeitgeber erhalten oder eine Dienstreise im öffentlichen Dienst abrechnen.
Welche beruflichen Auswärtsfahrten zählen?
Sie können den festen Betrag für berufliche Auswärtsfahrten ansetzen, wenn Sie aus beruflichem Anlass außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind. Dazu gehören zum Beispiel Fahrten zu Kunden oder Geschäftspartnern, zu einer Fortbildung oder zu einem auswärtigen beruflichen Termin. Auch eine beruflich veranlasste Fahrt zu einem Vorstellungsgespräch zählt dazu.
Der regelmäßige Weg zur ersten Tätigkeitsstätte fällt unter die Entfernungspauschale. Eine erste Tätigkeitsstätte ist der Ort, dem der Arbeitgeber Sie dauerhaft zuordnet. Für Beschäftigte ohne dauerhaft zugeordnete erste Tätigkeitsstätte gelten unter Umständen Sonderregeln, wenn sie regelmäßig einen bestimmten Sammelpunkt aufsuchen müssen.
Auswärtsfahrten berechnen
Für einen Kraftwagen setzen Arbeitnehmer grundsätzlich 0,30 Euro je beruflich gefahrenem Kilometer an. Bei anderen motorbetriebenen Fahrzeugen gilt eine Pauschale von 0,20 Euro je Kilometer. Es zählt die tatsächlich gefahrene Strecke für den beruflichen Anlass; bei einer beruflichen Hin- und Rückfahrt werden grundsätzlich beide Wege berücksichtigt.
Die Formel lautet:
Tatsächlich beruflich gefahrene Kilometer × Pauschale je Kilometer = Fahrtkosten
Beispiel: Eine berufliche Hin- und Rückfahrt mit dem Auto umfasst insgesamt 146 Kilometer. Die Berechnung ergibt 146 × 0,30 Euro = 43,80 Euro.
Arbeitnehmer können statt des festen Betrags die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten des Autos ansetzen. Sie können auch einen eigenen Betrag pro Kilometer berechnen. Ein höherer Satz muss sich aus den Kosten und der Fahrleistung des Autos ergeben und lässt sich daher nicht frei wählen.
Eigenen Kilometersatz berechnen
Für den individuellen Satz werden die Gesamtkosten des Autos innerhalb eines Zwölfmonatszeitraums durch die gesamte Fahrleistung desselben Zeitraums geteilt:
Gesamtkosten des Autos im Zwölfmonatszeitraum ÷ gesamte Kilometerleistung = individueller Kostensatz je Kilometer
Betrugen die Gesamtkosten in zwölf Monaten beispielsweise 9.600 Euro und die Fahrleistung 24.000 Kilometer, ergibt sich ein Satz von 0,40 Euro je Kilometer. Für die berufliche Fahrt über 146 Kilometer aus dem Beispiel wären das 58,40 Euro.
Für die Berechnung brauchen Sie Belege für die Kosten und Aufzeichnungen über alle gefahrenen Kilometer. Schätzen Sie die Beträge nicht einfach. Welche einzelnen Kosten steuerlich zählen, richtet sich nach den geltenden Regeln und den Belegen. Den errechneten Satz können Sie weiterverwenden, solange sich Kosten oder Fahrleistung nicht wesentlich ändern.
Auswärtsfahrt oder Arbeitsweg?
Für den Weg zur ersten Tätigkeitsstätte gilt 2026 ein fester Betrag von 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer, ab dem ersten Kilometer. Sie berechnen ihn grundsätzlich für jeden Arbeitstag und nur für die einfache Strecke zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte. Das Verkehrsmittel spielt dabei grundsätzlich keine Rolle.
| Merkmal | Berufliche Auswärtsfahrt | Weg zur ersten Tätigkeitsstätte |
|---|---|---|
| Berechnete Strecke | Tatsächlich gefahrene berufliche Kilometer, bei Hin- und Rückfahrt grundsätzlich beide Wege | Einfache Entfernung |
| Satz 2026 | 0,30 Euro je Kilometer mit dem Kraftwagen; alternativ tatsächliche Kosten oder individueller Satz | 0,38 Euro je vollem Entfernungskilometer ab dem ersten Kilometer |
| Typischer Anlass | Kundentermin, Fortbildung, auswärtiger Termin | Regelmäßiger Arbeitsweg |
Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf 4.500 Euro pro Jahr begrenzt. Wenn Sie einen eigenen oder Ihnen zur Nutzung überlassenen Kraftwagen nutzen, kann ein höherer Betrag berücksichtigt werden. Für öffentliche Verkehrsmittel können Sie die tatsächlichen Kosten ansetzen, soweit sie den insgesamt abziehbaren Betrag der Entfernungspauschale übersteigen. Für bestimmte Menschen mit Behinderungen gelten Ausnahmen.
Zahlt der Arbeitgeber die Fahrtkosten?
Die steuerliche Kilometerpauschale verpflichtet den Arbeitgeber nicht automatisch, Ihnen genau diesen Betrag auszuzahlen. Ein Anspruch auf Erstattung kann sich aus Ihrem Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag ergeben; auch eine Reisekostenregelung kann ihn vorsehen. Klären Sie deshalb vor der Fahrt, wie der Arbeitgeber die Kosten abrechnet und ob er einen festen Betrag oder die tatsächlichen Kosten erstattet.
Der Arbeitgeber kann Fahrtkosten nur im Rahmen der steuerlich zulässigen Aufwendungen steuerfrei erstatten. Eine Erstattung verringert die Fahrtkosten, die Sie zusätzlich als Werbungskosten absetzen können. Der steuerliche Abzug senkt Ihr zu versteuerndes Einkommen, aber nicht Ihre Steuer in gleicher Höhe; Arbeitnehmer sparen dadurch grundsätzlich erst zusätzlich Steuern, wenn ihre gesamten Werbungskosten den Arbeitnehmer-Pauschbetrag übersteigen.
Dienstreisen im Bundesdienst
Für Dienstreisen von Bundesbediensteten gilt das Bundesreisekostengesetz. Es sieht grundsätzlich 0,20 Euro je zurückgelegtem Kilometer vor, höchstens jedoch 130 Euro. 0,30 Euro je Kilometer sind vorgesehen, wenn ein erhebliches dienstliches Interesse an der Nutzung eines Kraftwagens besteht und dieses Interesse vor Reisebeginn schriftlich oder elektronisch festgestellt wurde. Diese Regeln beziehen sich auf Bundesdienstreisen; für Beschäftigte in der Privatwirtschaft legen sie keinen allgemeinen Satz fest.
Fahrten belegen
Notieren Sie den beruflichen Anlass, das Reisedatum und die gefahrene Strecke. Ein Fahrtenbuch, Tankbelege, Hotelrechnungen oder beruflicher Schriftverkehr können Ihre Angaben belegen oder plausibel machen. Zählen Sie private Umwege und längere private Aufenthalte nicht zu den beruflichen Fahrtkosten.
Für Selbstständige gelten bei betrieblichen Fahrten teilweise andere Regeln. Das betrifft zum Beispiel die Frage, ob das Auto steuerlich zum Betrieb gehört. Deshalb lassen sich die hier beschriebenen Regeln für Arbeitnehmer nicht ohne Weiteres übertragen.